Блоги

Если организацию корпоратива поручили вам, знакомый набор тревог обеспечен: бюджет утвержден, а зал еще не выбран; часть коллег ждёт деловую часть с презентациями, другая же просто хочет потанцевать; а начальство спросит, почему вечер обошелся дороже прошлогоднего. Ниже наш чек-лист, который снимает большую часть этих вопросов еще на этапе выбора площадки.

1. Формат: фуршет, банкет или деловая часть с банкетом

Прежде чем искать, где провести корпоратив, определите формат: от этого зависит не только выбор зала, но и сам банкет стоит уже под конкретный сценарий, а не наоборот.

Три рабочих варианта

- Только фуршет и общение: подходит малый зал, минимум оборудования.

- Награждение + деловая часть + банкет: нужна сцена, экран, микрофоны.

- Полноценный вечер с шоу-программой и afterparty: важны свет, звук и отдельная зона для танцев.

Площадки, которые регулярно организуют мероприятия банкеты такого формата, обычно сами предлагают подходящий ресторан банкет зал под нужный сценарий. 

2. Вместимость и рассадка под коллектив

Для команды от 60 человек и больше маленький зал - частая ошибка: официанты не проходят между столами, а во время награждения половина зала не видит сцену. Хватает ли места под фуршетные столы, если часть вечера стоя; есть ли сцена или подиум для награждений; виден ли экран с любого стола; заложено ли место под танцпол отдельно от банкетных столов? Эти вопросы стоит закрыть ещё на просмотре.

3. Бюджет: как рассчитать смету на корпоратив

Прежде чем согласовывать бюджет с руководством, стоит рассчитать банкет по статьям, а не одной круглой суммой! Так проще объяснить бухгалтерии, откуда взялась цифра.

Из чего складывается банкет цена

Банкет цена обычно включает аренду зала и время, меню и напитки, технику (свет, звук, микрофоны, экран), программу (ведущий, диджей, живая музыка) и декор. Если спросить у площадки, сколько стоит банкет на конкретное число гостей, честный ответ - это смета по пунктам, а не одна цифра из головы. Попросите расчет отдельно на 60, 80 и 100 человек: часто цена на человека при росте числа гостей заметно падает, и это удобный аргумент для бухгалтерии.

4. Меню и сервис для большой компании

Меню на банкет: фуршет или банкетная рассадка

Меню на банкет для корпоратива обычно выбирают под формат: фуршет = легкие закуски и канапе, банкетная рассадка = полноценная подача с горячим. Не экономьте на салатах на банкет. Это то, что съедается активнее всего в первый час, пока не все ещё сели за стол. Хороший ресторан для банкета покажет реальную граммовку порций, а не общие фразы вроде «ассорти закусок».

Обслуживание банкетов на большую группу

Обслуживание банкетов на 60–100 человек требует другого штата, чем свадьба на 40: норма это один официант на 10–15 гостей, и это стоит уточнять отдельно, а не полагаться на «у нас всё под контролем». Хорошая организация обслуживания банкета заметна по деталям: горячее подают синхронно на все столы, а не с разбросом в 20 минут. В Asti Hall это и есть наш собственный стандарт: авторская кухня и именно такой норматив по официантам, а не абстрактное обещание.

5. День банкета: тайминг корпоратива

День банкета стоит планировать по чёткому каркасу на 4–5 часов:

1. Сбор гостей, приветственный фуршет.

2. Деловая часть/награждение (если есть).

3. Банкет, тосты от руководства.

4. Шоу-программа или конкурсы.

5. Танцевальная часть, afterparty.

Отдельно продумайте, что говорить на банкете тем, кто ведёт вечер и произносит тосты от лица компании. И заранее сообщите коллегам дресс-код: не всем очевидно, нужен ли строгий костюм или уместно платье на банкет более праздничного кроя.

6. Атмосфера праздника, а не переговорной

Частая ошибка - это зал, который выглядит слишком строго, «под конференцию». Атмосфера праздника в Красноярске ощутимо зависит от света и декора: тёплый свет, брендированная фотозона, живая музыка вместо фоновой из колонки превращают стандартный зал в красивые банкеты, которые потом обсуждаются в переписке отдела. Если в компании любят организацию праздников в Красноярске с изюминкой, тематическим декором, необычной подачей, интерактивом.В Asti Hall это входит в организацию, а не оплачивается сверху.

7. Логистика для коллег без машин

Часть команды приедет на такси или общественном транспорте, особенно если вечер заканчивается поздно. Проверьте, есть ли парковка для тех, кто на машине, легко ли объяснить адрес таксисту вечером и ходит ли рядом общественный транспорт для тех, кто уезжает раньше. Мелочь, которая сильно влияет на итоговые впечатления: уставшие из-за долгой дороги гости редко хвалят программу, даже если она была отличной.

8. Сезонность и бронирование

Отдельно стоит сказать про корпоративы в Красноярске летом: в тёплый сезон часть компаний уводит мероприятия на природу, но банкетную часть или afterparty всё равно нередко переносят в зал из-за погоды или комаров. В остальные сезоны пик спроса приходится на конец года, и хорошие даты под Новый год разбирают за 2–3 месяца. Если планируете корпоратив в Красноярске на конкретный месяц, бронировать дату стоит заранее, независимо от сезона и уточняйте у площадки, насколько гибкие условия аренды она предлагает, если дату придётся сдвинуть.

9. Договор: что проверить перед подписанием

Прочитайте до конца: что входит в аренду (свет, звук, экран или это отдельные строки), есть ли штраф за перенос даты, разрешён ли свой алкоголь и есть ли пробковый сбор. В Asti Hall, например, пробкового сбора нет вовс.

Коротко

Хороший корпоратив - это не только меню и диджей, а точный тайминг, зал под формат мероприятия и прозрачные условия аренды. Продумайте это заранее, и большая часть организационных рисков снимется сама собой.

Если ищете зал под такой формат - в Asti Hall на Воронова, 14 к4 есть большой зал на 100 гостей: сцена, профессиональный свет и звук, авторская кухня, помощь с декором, без пробкового сбора и гибкие условия аренды. Приезжайте на просмотр, обсудим формат вашего корпоратива и рассчитаем смету под ваше число гостей.